ISO 9004 8.5.3. Veszteségek megelőzése

A vezetőség tervezze meg a szervezet veszteségei hatásának enyhítését, hogy fenn tudja tartani folyamatai és termékei minőségét. A veszteségek megelőzésének tervezését célszerű alkalmazni az előállítási és a támogatási folyamatok, a tevékenységek és a termékek esetében, hogy biztosítani lehessen az érdekelt felek megelégedettségét.
Ahhoz, hogy az eredményesség és a hatékonyság megvalósuljon, a veszteségek megelőzésének tervezése legyen módszeres. Ez alapuljon a megfelelő módszerekből nyert adatokon, beleértve a trendekre vonatkozó korábbi adatok kiértékelését és a szervezet működésének és termékei minőségének kritikussági fokát, hogy mennyiségi mutatók formájában kifejezett adatokat lehessen előállítani. Példák az adatforrásokra:

• a kockázatelemzés módszerei, például a hibamód- és hatáselemzés,
• a vevő igényeinek és elvárásainak átvizsgálása,
• piacelemzés,
• a vezetőségi átvizsgálás kimenő adatai, 
• az adatelemzés kimenő adatai, 
• a megelégedettség mérése,
• a folyamatokkal kapcsolatos mérések,
• olyan rendszerek, amelyek az érdekelt felektől származó információ többféle forrását egyesítik,
• a minőségirányítási rendszernek a tárgyra vonatkozó feljegyzései,
• korábbi tapasztalatok tanulságai,
• az önértékelés eredményei, valamint
• olyan folyamatok, amelyek korai figyelmeztetést tartalmaznak nem szabályozott működési feltételek várható bekövetkezéséről.
  

ISO 9004 8.5.4. A szervezet folyamatos fejlesztése

Annak érdekében, hogy előmozdítsák a szervezet jövőjének biztosítását és az érdekelt felek igényeinek kielégítését, a vezetőség hozzon létre olyan kultúrát, amely bevonja a munkatársakat abba, hogy aktívan keressék a lehetőségeket a folyamatok működésének, a tevékenységek eredményességének és a termékek minőségének fejlesztésére.
A munkatársak bevonása céljából a felső vezetőség hozzon létre olyan környezetet, amelyben a hatásköröket átruházták úgy, hogy a munkatársakat felhatalmazták és ők át is vállalták a felelősséget azoknak a lehetőségeknek a megkereséséért, amelyekkel a szervezet fejlesztheti működését. Ez olyan tevékenységekkel érhető el, mint például:

• célok kitűzése a munkatársak részére, projektek számára és az egész szervezet számára,
• benchmarking (szint-összehasonlítás) a versenytársak működésével és a legjobb gyakorlattal,
• elismerés és jutalom fejlesztési eredményért, valamint
• javaslati rendszerek, beleértve a vezetőség kellő időben való reagálását.
  

A munkatársak bevonása a minőségirányítási rendszer fejlesztésébe hatalmas plusz potenciált adhat, hiszen ők ismerik a saját munkájukat, ők tudnak ezáltal olyan ötleteket adni, amivel egyszerűsíthető, hatékonyabbá tehető a munkájuk. Ehhez azonban a vezetőségnek biztosítani kell a megfelelő légkört, és érdekeltté kell tenni a munkatársakat.
Annak érdekében, hogy módszeressé lehessen tenni a fejlesztési tevékenységeket, a felső vezetőség dolgozzon ki és vezessen be olyan folyamatot a folyamatos fejlesztés céljaira, amelyet egyaránt lehessen alkalmazni az előállítási és a támogatási folyamatokhoz és tevékenységekhez. A fejlesztési folyamatok eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében célszerű megfontolni az előállítási és a támogatási folyamatok következő szempontjait:

• eredményesség (például a kimenet teljesíti a követelményeket),
• hatékonyság (például az erőforrások egységre eső felhasználása időben és pénzben kifejezve),
• külső hatások (például változások a törvényekben és a szabályzatokban),
• lehetséges gyengeségek (például hiányosság a képesség, vagy a folyamatos teljesítés tekintetében),
• lehetőség jobb módszerek alkalmazására,
• a tervezett és a nem tervezett változások kézben tartása,
• a tervezett előnyök mérése.
  

A folyamatos fejlesztés ilyen folyamatát célszerű használni a szervezet belső eredményességének és hatékonyságának fejlesztésére, valamint a vevők és más érdekelt felek megelégedettségének növelésére.
A vezetőség támogassa mind a meglévő folyamatok kis lépésekben történő, szakadatlan fejlesztését, mind az áttörési lehetőségek kihasználását, hogy ezáltal a szervezet és az érdekelt felek a lehető legtöbb előnyhöz jussanak. A fejlesztés nem csak a szervezet számára lehet fontos, hanem az érdekelt felek is profitálhatnak belőle, ha például a termék is több vevői követelményt képes kielégíteni a fejlesztések következtében.

A fejlesztési folyamatot támogató bemenő adatok például a következő forrásokból származó információt tartalmazhatnak:

• érvényesítési (validálási) adatok,
• folyamatok kihozatali adatai,
• vizsgálati adatok,
• önértékelésből származó adatok,
• megfogalmazott követelmények és visszajelzések érdekelt felektől,
• a szervezet munkatársainak tapasztalata,
• pénzügyi adatok,
• a termék minőségére vonatkozó adatok, valamint
• a szolgáltatás nyújtására vonatkozó adatok.
  

A vezetőség gondoskodjon róla, hogy a termékben, vagy a folyamatokban eszközölt változtatásokat jóváhagyják, prioritáselemzésnek vessék alá, betervezzék, megszervezzék és  ellenőrzés alatt tartsák, hogy a szervezet kielégítse az érdekelt felek követelményeit, és elkerülje olyan kötelezettségek vállalását, amelyeket a szervezet nem tud teljesíteni.

A B melléklet leír egy olyan folyamatot, amelyet egy szervezet bevezethet a folyamatok folyamatos fejlesztéséhez.